Afmystificering af projektstyring

Der er mange myter tilknyttet projektstyring. En populær version er, at det er en højtravende aktivitet, som hører til i Storebæltsprojekter og videnskabelige tænketanke. Intet er fjenere fra sandheden. Et projekt er også udviklingen af en ny komponent eller software, en reklamekampagne, firmafesten eller et besøg af dronningen.

Projektstyring er faktisk en stor del af det daglige liv. Som bevis, prøv at tænke på det store antal PC-projektstyringspakker, der bliver udbudt på markedet. Der må tydeligvis være et behov for automatiseret projektstyring. Og med god grund.

Idag er virksomhederne mere end nogensinde under pres for at levere mere for mindre - med andre ord bedre kvalitet med færre ressourcer.

Der er nye udfordringer - fra global konkurrence til global opvarmning. Og god kommuikation er helt essentiel.

Et projekt er simpelthen de planlagte aktiviteter bag et fastsat mål. Vælg et mål. Et hvilketsomhelst mål.

Vælg så en dato - engang i fremtiden - hvor dit mål skal være opfyldt. Det du gør er følgende:

1) Konkretiserer dine opgaver

2) Opsætter en tidsplan

3) Opstiller et budget

4) Tilknytter ressourcer

Tillykke! Du er netop trådt ind i projektstyringens verden.

Så længe du har et mål og har planlagt de aktiviteter, der skal til for at opnå det - uanset hvilken jobtitel, du har - så er du projektleder. Succes er defineret ved, hvor effektivt en virksomhed opnår sine mål.

Din titel kan være Produktchef, Udviklingsingeniør eller Marketingdirektør. Men dit ansvar er altid det samme. At opnå virksomhedens mål - uanset om du selv har sat dem eller de er blevet sat for dig.

Virksomhedens succes afhænger af, hvor godt den planlægger sine mål, og hvor effektivt den opfylder dem.

Projektstyringens skabelse og udvikling

Der er intet højtravende over projektstyring. Det bliver brugt til alle former for aktiviteter - fra ølbrygning til computerudvikling, fra brochuredesign til Øresundsforbindelsen.

Hvor der er et mål, er der et projekt. Og et projekt skal - for at det kan gennemføres - styres. Hvor godt du styrer dit projekt afhænger i vid udstrækning af det værktøj, du bruger.

Den kreative undskyldnings tidsalder

Oprindeligt brugte man papir og tavler til at nedfælde tidsplaner. Det gav projektet et skin af soliditet. Når først det var sat på papiret, var det virkeligt. Derefter var der ikke andet at gøre end at arbejde, og arbejde, for at realisere det.

Men det gik hurtigt op for folk, at et projekt er en dynamisk størrelse. Og at de bedste planer kan gå skævt på grund af:

1) Uforudsete omstændigheder

2) Urimelige forventninger

3) Fejlberegninger

4) Fejlbedømmelser

Og uden noget altemativ brugte projektlederne en hel del tid med at rive papir istykker, udviske tavler og opfinde nye undskyldninger, hver gang en plan gik galt.

Bakspejlplanens tidsalder

I 80'erne kom PC'erne. Og med PC'erne kom regnearkene, databaserne, tekstbehandlingssystemerne og de tykke kalendere.

Man kunne nu indsamle mere information, kommunikere hurtigere og oftere, tage beslutninger på et bedre grundlag og lægge planer, der var ligeså dynamiske, som projekterne. Hver gang en plan ændrede sig kunne man ændre den i sin PC og opdatere sit regneark.

Resultatet var, at man nu havde planer, der viste projektet, som det var gået. Men beklageligvis gjorde det ikke meget for projektets succes. Der var stadig ikke nogen måde at lægge planer på, der kunne vise, hvordan projekter ville udvikle sig.

"Hvad-nu-hvis" tidsalderen

I 1984 lancerede Symantec projektstyringsværktøjet Time Line - det første projektstyringsværktøj til en PC. Det som Time Line gjorde for projektstyring var en revolution.

Der var engang en, der sagde: "Intet er umuligt, hvis du har en anden til at gøre det." Med Time Line kunne projektlederne for første gang planlægge projekter omkring virkelige situationer. Og forudsige virkelige resultater.

Alt hvad man skulle for at lægge en plan i Time Line var:

1) At konkretisere sine opgaver

2) At registrere ressourcebehov

3) At vise afhængighederne

4) At indsætte omkostningerne

Programmet kom tilbage med en enkel projektplan. Men selvfølgelig er det kun få projekter, der er enkle.

Så ved at indbygge enhver tænkelig variabel i Planen kunne en projektleder skabe en række forskellige "Hvadnuhvis" situationer. Projektlederen kunne ændre en opgaves ressourcebehov, tidsmæssig placering eller afhængigheder mange gange og se effekten på projektet.

Med projektstyringsprogrammerne blev projektplanlægning endelig en interaktiv i stedet for at være en envejsproces.

Projektstyring i kommunikationstidsalderen

Hvis du altid er ansvarlig for et eller andet projekt, kan du med fordel benytte projektstyringssoftware - med bedre planer, bedre begrundede beslutninger, solidt teamwork.

Men vidste du, at projektstyringssoftware også er det bedste kommunikationsværktøj? Med strukturer, totaler og rapporter med grafer eller overheadpræsentationer - alt dette kan du producere på din PC - og du kan kommunikere status på dine projekter klart og enkelt.

Det har faktisk aldrig været lettere at informere, opdatere og opnå enighed.

Så spørgsmålet er der stadig: "Har du brug for projektstyringssoftware?" Time Line kan bruges til alle former for projekter fra planlægning af installationer til bygning af et kraftværk, fra installation af datanet til vedligeholdelsesstop.